O que é uma ordem de serviço digital?

A ordem de serviço digital é o registro eletrônico de todas as informações relacionadas a um atendimento, desde a solicitação inicial até a conclusão. Ela substitui os formulários físicos e permite que todos os dados fiquem armazenados em nuvem, acessíveis em tempo real por gestores e técnicos.

Com essa tecnologia, é possível:

• Criar OS de forma rápida e padronizada

• Anexar fotos, vídeos e documentos

• Coletar assinaturas eletrônicas

• Registrar laudos técnicos completos

• Finalizar serviços com apenas alguns cliques.

Benefícios da emissão, acompanhamento e finalização digital

De acordo com uma pesquisa da Field Service News, empresas que adotam sistemas digitais para gestão de serviços externos registram, em média, 25% de aumento na produtividade e redução de até 30% no tempo de conclusão dos atendimentos.

Entre os principais benefícios, destacam-se:

1. Agilidade na emissão
   Com formulários pré-configurados, o gestor pode criar uma OS em segundos, evitando erros de digitação e informações incompletas.

2. Acompanhamento em tempo real
   É possível saber exatamente onde o técnico está, em que etapa o serviço se encontra e se há necessidade de intervenção.

3. Finalização rápida e integrada
   Ao concluir o atendimento, o sistema gera automaticamente relatórios e envia cópias para o cliente, aumentando a transparência.

Histórico detalhado: a memória estratégica da sua operação

Ter um histórico completo de cada atendimento é mais do que organização: é uma vantagem competitiva.

Com um software de gestão, é possível armazenar:

• Quem atendeu: nome e dados do técnico responsável

• Quando: data e horário de início e término

• Como: procedimentos executados, checklists preenchidos, fotos e observações

• Com quais recursos: peças utilizadas, custos e garantias aplicadas

Esse registro não só facilita auditorias e análises internas, mas também protege a empresa em casos de contestação ou necessidade de comprovação do serviço.

Recursos essenciais em um sistema moderno

Um bom software para gestão de ordens de serviço deve oferecer:

• Emissão de OS via desktop e aplicativo

• Integração com agendas e calendários

• Checklists personalizáveis

• Registro de fotos e assinaturas digitais

• Controle de peças e materiais

• Relatórios automáticos e exportáveis

Ferramentas como o Dex3 reúnem todas essas funcionalidades, permitindo que empresas de assistência técnica e serviços externos ganhem tempo, reduzam custos e elevem a qualidade do atendimento.

Impacto na produtividade e satisfação do cliente

Quando a gestão de ordens de serviço é bem organizada:

• O tempo de resposta é menor

• O risco de retrabalho cai significativamente

• O cliente recebe um atendimento mais ágil, transparente e confiável

Segundo a Salesforce Research, 84% dos consumidores afirmam que a experiência é tão importante quanto o produto ou serviço. Ou seja, o controle digital das ordens de serviço não é apenas uma questão operacional, mas também estratégica para fidelização.