O que é uma ordem de serviço digital?

A ordem de serviço digital é um documento eletrônico que registra todas as informações relacionadas a uma atividade técnica, como:

• Dados do cliente;

• Descrição do problema ou da solicitação;

• Checklists de execução;

• Fotos do local ou equipamento;

• Informações do técnico responsável;

• Data e hora de início e término do serviço;

• Assinatura digital do cliente;

• Observações adicionais.

Diferente da OS em papel, a versão digital é criada, preenchida e finalizada diretamente em um sistema ou aplicativo, sendo armazenada automaticamente em nuvem.

Vantagens de utilizar ordem de serviço digital

Para empresas de assistência técnica, adotar uma OS digital traz diversos benefícios, como:

• Redução de erros e perdas de informações;

• Acompanhamento em tempo real dos atendimentos;

• Economia de tempo e de papel;

• Padronização dos processos;

• Facilidade para gerar relatórios e históricos;

• Mais transparência e segurança para os clientes;

• Agilidade no faturamento e no repasse de informações.

Como usar a ordem de serviço digital na prática?

Confira abaixo o passo a passo para implementar e utilizar ordens de serviço digitais na sua empresa:

1. Escolha um software especializado

A primeira etapa é contar com um sistema que permita a criação e o gerenciamento de ordens de serviço digitais. Plataformas como o Dex3 oferecem funcionalidades completas para empresas de assistência técnica, incluindo emissão de OS, acompanhamento em tempo real e armazenamento seguro.

2. Cadastre seus técnicos e clientes

Com o sistema em mãos, é importante cadastrar sua equipe técnica e os clientes atendidos. Isso permite gerar ordens de serviço com poucos cliques, sem a necessidade de preencher dados repetidamente.

3. Crie a OS antes do atendimento

Ao agendar um atendimento, já é possível gerar a ordem de serviço digital com todas as informações iniciais: nome do cliente, endereço, tipo de serviço, equipamento envolvido e orientações técnicas.

4. Preencha durante o atendimento

Durante o serviço, o técnico pode acessar a OS pelo celular, registrar os procedimentos realizados, inserir fotos, preencher checklists personalizados e coletar a assinatura digital do cliente no final do atendimento.

5. Finalize e envie automaticamente

Assim que o serviço é finalizado, a ordem de serviço digital é automaticamente salva e enviada para o gestor ou para o cliente. Isso garante agilidade na comunicação, no controle interno e na liberação para cobrança.

Dica extra: integre a OS digital com seu fluxo de trabalho

A OS digital deve ser parte de uma gestão mais ampla. Ao utilizá-la junto com ferramentas de agendamento, roteirização, localização em tempo real e geração de relatórios, sua empresa conquista um nível muito maior de organização, eficiência e competitividade.

Conclusão

A ordem de serviço digital é uma ferramenta indispensável para empresas de assistência técnica que desejam profissionalizar sua operação e atender com mais qualidade.

Ao adotar uma plataforma como o Dex3, sua empresa ganha velocidade nos processos, reduz falhas, melhora a experiência do cliente e se posiciona com mais credibilidade no mercado.

Se você ainda trabalha com papel, chegou a hora de evoluir para uma gestão mais inteligente e moderna. Comece agora a usar ordens de serviço digitais e veja os resultados no dia a dia da sua operação.