Dicas práticas para planejar tarefas da equipe: 7 dicas.
Adotar algumas sugestões facilitará a integração orgânica do planejamento de atividades da equipe nos procedimentos de sua organização.
Tópicos:
- 1: Estabeleça metas claras e realizáveis.
- 2: Conheça as habilidades de cada membro da equipe.
- 3: Avalie os recursos disponíveis.
- 4: Compreenda as exigências específicas de cada cliente.
- 5: Mantenha um canal de comunicação aberto com a equipe.
- 6: Cultive uma cultura empresarial colaborativa.
- 7: Utilize um sistema de gestão da equipe externa.
Orientação 1: Estabeleça metas claras e realizáveis
Como mencionado anteriormente, é inútil definir metas que não estejam fundamentadas em dados reais da sua empresa. Metas inatingíveis desmotivam a equipe e tendem a prejudicar o desempenho nas atividades.
Isso não implica que a gestão deva evitar a ambição, mas sim que as metas devem estar alinhadas com a estrutura da empresa e da equipe.
Orientação 2: Conheça as habilidades de cada membro da equipe
De forma semelhante, compreender as habilidades de cada membro da equipe auxiliará na distribuição eficiente de tarefas.
Ao considerar a especialização de cada indivíduo e os feedbacks dos clientes, é possível organizar as tarefas de maneira mais eficaz.
Orientação 3: Avalie os recursos disponíveis
É crucial que a empresa esteja em sintonia com sua capacidade. Por exemplo, se você é o gestor de uma empresa de climatização e um empresário solicita manutenção preventiva para um frigorífico, a quantidade de equipamentos necessários pode exigir mais colaboradores do que você possui e uma maior disponibilidade de ativos.
Nesse caso, pode não ser o momento adequado para assumir um serviço desse porte. Compreender o momento da empresa é essencial para fechar contratos e planejar tarefas de forma consistente com a equipe disponível, evitando surpresas.
Avalie se as tarefas de manutenção justificam o investimento imediato ou se faz mais sentido para a empresa e a equipe concentrarem-se em um crescimento mais escalável, aguardando uma expansão mais orgânica da operação.
Assim, fechar contratos de manutenção não apenas contribui para as despesas, mas também para investir no desenvolvimento da empresa.
Parte do planejamento de tarefas é compreender o momento da empresa para evitar acordos que a equipe não pode cumprir.
Orientação 4: Compreenda as exigências específicas de cada cliente
Ao considerar as características individuais de cada cliente, é possível aprimorar o planejamento de tarefas. Por exemplo, se um determinado cliente requer manutenções corretivas planejadas, o plano de tarefas deve prever antecipadamente uma maior necessidade de substituição de peças.
Idealmente, atribua as atividades ao colaborador mais familiarizado tanto com o cliente quanto com a atividade em questão.
Orientação 5: Mantenha um canal de comunicação aberto com a equipe
Qualquer plano, mesmo que bem elaborado, pode apresentar gargalos ou falhas. Portanto, é fundamental buscar feedbacks da equipe que está em campo para compreender como as tarefas estão sendo executadas na prática.
Estabeleça um canal de comunicação eficiente com a equipe, demonstrando abertura para ouvir e receber suas contribuições.
Orientação 6: Cultive uma cultura empresarial colaborativa
Como mencionado anteriormente, é comum que tarefas urgentes surjam ao longo do dia. Qual é a relação disso com uma cultura empresarial colaborativa?
A abordagem mais eficaz para lidar com uma tarefa urgente é direcionar o colaborador mais próximo do chamado. Isso não apenas economiza tempo, mas também contribui para a realização das demais tarefas.
Portanto, é crucial promover uma cultura empresarial colaborativa, incentivando cada membro da equipe a oferecer assistência mútua e manter uma comunicação consistente.
Orientação 7: Utilize um sistema de gestão da equipe externa.
A implementação de um sistema de gestão é benéfica tanto para a execução diária das tarefas quanto para o planejamento de contratos a longo prazo.
Por meio desse software, é possível visualizar as tarefas organizadas por data e prioridade, com representação visual e codificação de cores. Além disso, o sistema permite analisar os dados relacionados às tarefas concluídas e pendentes por colaborador, assim como os resultados das pesquisas de satisfação do cliente.
Essa ferramenta facilita a visualização do planejamento em médio e longo prazo, além de acompanhar as tarefas diárias por meio de funcionalidades como rastreamento, o que simplifica inclusive a atribuição de tarefas urgentes.
Conclusão:
Em conclusão, adotar uma abordagem estratégica na gestão de tarefas é essencial para o sucesso operacional de qualquer empresa. A definição de metas claras e alcançáveis, a compreensão das habilidades individuais da equipe, a consideração das necessidades específicas de cada cliente e a promoção de uma cultura empresarial colaborativa são fundamentais para otimizar a eficiência e a produtividade.
Além disso, a implementação de um sistema de gestão representa uma ferramenta indispensável, proporcionando uma visão abrangente das tarefas, facilitando o planejamento a médio e longo prazo, e oferecendo análises valiosas para aprimorar continuamente os processos. Manter canais de comunicação abertos com a equipe e buscar feedbacks são práticas que fortalecem a adaptabilidade e a resiliência da empresa diante de desafios inesperados.
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